Aprender como gerenciar seu e-mail é uma tarefa organizacional surpreendentemente assustadora. Você não pode apenas organizar visualmente o correio; você tem que ler e tocar em cada documento para arquivar ou descartar. Dito isso, a melhor maneira de começar é pular e fazer isso agora.
Aqui estão algumas dicas úteis sobre como organizar e-mails.
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Jogue fora o lixo
Reduza a quantidade de correspondência que você recebe, interrompendo o fluxo de mensagens indesejadas.
Cancele a assinatura de todos os catálogos - sim, de todos eles. Você pode encontrar facilmente seu conteúdo online. A maioria tem letras pequenas com instruções para cancelar a assinatura, ou você pode fazer isso online. Reduzir a quantidade de lixo eletrônico que você recebe reduzirá o tempo que você gasta gerenciando seu correio. Também é bom para o meio ambiente.
Depois de cancelar a assinatura de tudo, sua caixa de correio ficará felizmente livre de lixo eletrônico por um tempo, mas lentamente começará a se acumular novamente. Continue a retirar-se das listas de correio de forma contínua ou reserve um tempo a cada seis meses ou mais para remover o seu nome de quaisquer listas às quais tenha sido adicionado.
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Horário de organização do cronograma
A maioria das pessoas verifica a correspondência enquanto entra pela porta depois do trabalho e costuma parar no meio para guardar o casaco ou voltar sua atenção para o que tem para o jantar. Resista ao impulso de gerenciar e-mails até que você tenha tempo e atenção para se dedicar a essa tarefa.
Se você resolver o problema ao entrar na porta, por exemplo, é provável que não esteja preparado para gerenciar sua correspondência naquele momento. Você precisa das ferramentas certas e de atenção para decidir como usar ou descartar cada peça.
Além disso, nunca toque em um pedaço de papel mais de uma vez, se não for necessário. Isso é o que torna o gerenciamento de papel tão exaustivo: você precisa ler o documento toda vez que o pega. Espere até estar pronto para gerenciar e descartar.
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Use as ferramentas certas
Tenha as ferramentas certas - um triturador, lixeira, um sistema de arquivamento e calendário - à mão para descartar, reciclar ou responder à sua correspondência.
Não coloque a trituradora e a lixeira em salas separadas. Eles devem estar próximos a você enquanto você trabalha para que você possa agir imediatamente. Dessa forma, você não terá pilhas de papel esperando para ser reciclado e picado por toda a casa.
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Estabeleça um Sistema
Existem três jogos finais para cada correspondência.
Tome uma atitude com e-mails que precisam de atenção agora ou eventualmente. Divida-o em outras categorias, como arquivar, responder ou ação imediata.
Reciclar lixo eletrônico que não tem valor para você e nenhuma informação de identificação além do seu nome.
Destruir qualquer correspondência que contenha informações de identificação além do seu nome e endereço. Isso inclui números de previdência social, datas de nascimento, ofertas de cartão de crédito e muito mais.
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Fique com o sistema
Agora que você tem um sistema inativo, é necessário mantê-lo ativo. Se você não tem tempo todos os dias para se dedicar à classificação de sua correspondência, coloque-a em uma caixa de entrada em sua mesa, perto da porta de entrada ou em um canto da bancada da cozinha. Planeje dedicar um tempo uma ou duas vezes por semana para separar cada correspondência para não perder nada importante.
