Como priorizar suas tarefas

Quase todo mundo sente que tem muito o que fazer e muito pouco tempo para fazê-lo. Quando sua lista de tarefas está cheia, como você sabe qual tarefa deve ser concluída primeiro? Esse sentimento opressor decorre de uma incapacidade de priorizar todas as tarefas aparentemente urgentes. Se você acha que sua lista de tarefas está crescendo a cada minuto e você nem sabe por onde começar, veja como identificar, avaliar e priorizar suas tarefas.

1. Faça uma lista

   Antes de tentar classificar suas obrigações em ordem de importância, reserve um tempo para compilar uma lista abrangente de tudo o que você precisa ou deseja realizar. Divida sua lista em seções para diferentes tipos de tarefas. Essas categorias podem incluir:

   • Tarefas diárias ou semanais: Essas tarefas rotineiras podem ser pessoais, como planejamento de refeições e compras no mercado, ou relacionadas ao trabalho, como uma reunião de equipe semanal. Se você já segue uma rotina diária, estará familiarizado com essas tarefas; se não, este é um bom momento para criar um. O que você inclui pode variar - algumas pessoas não precisarão se lembrar de verificar o e-mail ou comprar mantimentos, mas outras apreciarão os lembretes estruturados para realizar certas ações em determinados horários ou dias.
   • Tarefas com prazos: Isso precisa ser feito em uma data específica e requer preparação prévia. Os exemplos podem ser um trabalho escolar que deve ser entregue em três semanas ou uma festa que você está planejando para daqui a seis meses. Esses tipos de tarefas ou projetos podem ser posteriormente divididos em componentes menores. Por exemplo, a tarefa de escrever um artigo pode ser dividida em ler os livros relevantes, organizar suas anotações, escrever um esboço, escrever o primeiro rascunho e assim por diante.
   • Tarefas recorrentes: Eles não ocorrem em uma frequência diária ou semanal, mas também não são projetos únicos. As tarefas recorrentes podem incluir consultas ao dentista ou o preenchimento de seus impostos estimados trimestrais.
   • Tarefas auto-motivadas e necessárias: Estas são tarefas ou projetos que você sabe que tem que fazer, mas ninguém vai obrigá-lo. Eles raramente, ou nunca, têm um limite de tempo embutido. Eles podem incluir melhorar o site da sua pequena empresa ou encontrar um novo provedor de cuidados primários.
   • Tarefas auto-motivadas e desnecessárias: Essas são as atividades mais agradáveis que, no entanto, tendem a ser deixadas de lado, pois outras tarefas mais obviamente necessárias as excluem. Pense em ler por prazer ou trabalhar em hobbies.
   • Tarefas de "algum dia": Essas tarefas ficam no fundo da sua lista de tarefas ou no fundo da sua mente, mas geralmente não precisam ser feitas logo; por exemplo, pinte seus radiadores.

   Nota: Como você cria fisicamente essa lista, seja em uma folha de papel, em um planejador, em um aplicativo, usando um calendário online ou de outra forma, importa menos do que garantir que você escolha um método que funcione para você e para que você ' vou usar.

2. Organize sua lista

   Depois de listar tudo o que precisa ser feito, você pode descobrir o que fazer primeiro. Todas as tarefas podem ser classificadas em uma de quatro categorias:

   1. Tarefas urgentes e importantes, ou tarefas "obrigatórias", que devem ser feitas primeiro.
   2. Tarefas urgentes, mas não importantes, que, se possível, podem ser delegadas. Se não for possível delegar, sua programação deve incluir flexibilidade suficiente e tempo extra para acomodá-los quando eles aparecerem.
   3. Tarefas importantes, mas não urgentes, que devem ser planejadas com bastante antecedência para não se tornarem urgentes.
   4. Tarefas que não são importantes nem urgentes e podem ser potencialmente eliminadas. No entanto, se você gosta deles, eles devem ser trabalhados em sua programação para que não sejam sobrecarregados por obrigações mais exigentes.

   Dica

   Limite suas tarefas diárias obrigatórias a três, no máximo. O dia também pode incluir tarefas menores que são mais rotineiras ou de menos importância ou urgência, mas sobrecarregar as tarefas principais pode levar ao estresse e à decepção.

3. Avalie o valor de cada tarefa

   Você pode julgar o valor de uma tarefa de várias maneiras. Por exemplo, considere se outras pessoas são afetadas e o quão importante essas pessoas são para você - a aprovação de seu chefe ou o bem-estar de seus filhos são provavelmente mais importantes do que, digamos, as opiniões de um grupo de estranhos que você concordou em juntar-se em um encontro. No entanto, lembre-se de que as prioridades podem mudar - se seu chefe precisar que você faça algo agora, sua primeira prioridade anterior provavelmente será rebaixada para a segunda.

   Você também pode atribuir alto valor às tarefas que considera compensadoras a longo prazo ou que simplesmente considera gratificantes. Uma referência que você provavelmente encontrará ao ler sobre como priorizar tarefas é a regra 80-20, ou Princípio de Pareto, que afirma que 80 por cento dos efeitos vêm de 20 por cento das causas. Este é um bom lembrete para identificar no que você está realmente gastando tempo e quais esforços estão valendo a pena.

4. Permitir flexibilidade

   Uma programação em funcionamento permite mudanças e reconhece as restrições de tempo. Seja realista ao priorizar e planejar seus dias. Na dúvida, superestime o tempo que uma determinada tarefa levará. Se duas tarefas tiverem que ser entregues ao mesmo tempo, escolher com qual começar depende de como você trabalha melhor. Algumas pessoas preferem tirar a tarefa mais simples do caminho para se concentrar na mais complexa; outros se sentirão seguros se começarem a tarefa mais difícil primeiro e fizerem parte ou tudo antes de prosseguir. Lembre-se de que você não precisa assumir uma tarefa ou projeto do início ao fim antes de passar para o próximo - a menos, é claro, que trabalhar dessa forma aumente sua produtividade.

5. Tarefas em lote

   Agrupar tarefas é uma das maneiras mais eficientes de realizar essas tarefas incômodas e repetitivas. "Lote" refere-se a trabalhar no mesmo tipo de tarefa continuamente, como pagar todas as suas contas de uma vez ou abrir todos os seus e-mails uma vez por semana, antes de mudar para outra tarefa.

   Para agrupar, identifique as tarefas que você executa continuamente e, em seguida, configure um fluxo de trabalho simples para que elas sigam. Em seguida, você realiza essas tarefas ao mesmo tempo, usando esse fluxo de trabalho. O agrupamento permite que você entre em uma rotina fazendo a mesma tarefa repetidamente, então você não precisa perder tempo tentando descobrir as instruções ou o que fazer a seguir.

6. Elimine tarefas quando possível

   Depois de listar todas as suas tarefas e classificá-las da mais importante para a menos importante, ficará claro quais tarefas estão no final da lista. Às vezes, você pode delegar as tarefas a outra pessoa. Se isso não for possível, decida se vai agendar um horário para eles ou eliminá-los.

   Você pode ter tarefas em sua lista que não precisa ou nem mesmo quer fazer, mas se sentiu pressionado a adicionar em algum momento à sua programação, como ir à academia ou participar de uma reunião do clube do livro . Se isso aliviar a pressão de sua vida, eles podem ser totalmente eliminados.

   Finalmente, é possível que você simplesmente tenha muito o que fazer. Se você não conseguir fazer tudo, avalie sua carga de trabalho para determinar se você só precisa de um pouco mais de prática na priorização ou se tem que dizer a alguém que não pode mais continuar fazendo uma determinada tarefa.